Строительная отрасль уверенно движется к цифровизации. Этому способствуют не только подписанные региональные НПА, но и разработка Минстроем РФ Цифровой вертикали. О том, как успешно перейти на электронный документооборот, и что нужно предпринять, расскажем в статье.

Приказ Минстроя N 1026/пр, вступивший в силу 1 сентября, позволяет перенести бумажный журнал работ в электронный формат. Хранить документы в бумажном виде больше не нужно, а в ряде регионов уже нельзя — например, в Москве с 1 июля 2023 года вести исполнительную документацию можно только в электронной форме.

На текущий момент большинство регионов уже подписали НПА о переносе исполнительной документации при строительстве и реконструкции объектов капитального строительства в электронный вид или находятся в процессе выпуска такого НПА. А к 2030 году весь госконтроль строительства планируют перенести в электронный формат. Региональным строителям также предстоит предоставлять документацию через цифровые системы. Следовательно, подрядные организации также должны адаптироваться к новым реалиям.

Кроме грядущей необходимости соответствовать государственным требованиям переход на электронную документацию значительно облегчает все процессы для самого подрядчика: все этапы, от составления документов до проверки и согласования, проходят онлайн, данные структурировано хранятся, вся работа становится существенно прозрачнее. Дополнительный плюс — сокращение расходов на печать и пересылку документов.

Для перехода на ЭДО в первую очередь стоит озаботиться оформлением квалифицированной электронной подписи (КЭП). Выдает такую подпись ФНС, сначала необходимо сделать подпись для руководителя, затем — для сотрудников, которым понадобится доверенность для выполнения важных поручений.

Следующее необходимое действие — получение машиночитаемой доверенности (МЧД) на сотрудника — официального представителя руководителя. Доверенность также оформляется на сайте ФНС или в других удостоверяющих организациях (например, Астрал). В МЧД важно указать соответствующие полномочия, без которых сотрудник не сможет управлять документами в полной мере.

При наличии двух этих обязательных документов сотрудники и руководство подрядной / исполнительной организации смогут беспрепятственно загружать документы во внешние информационные системы, направлять их в ИСУП (информационную систему управления проектами) и совершать другие необходимые действия.

Для оперативного перехода на электронный документооборот строительной организации важно пройти несколько простых шагов:

1. Заявить о переходе на ЭДО всем партнерам и контрагентам. Для этого достаточно подготовить письма о переходе на ЭДО в произвольной форме.
   
   
2. Получить необходимые электронные цифровые подписи и доверенности в ФНС. Обратите внимание, что с сентября 2023 года квалифицированная электронная подпись обязательна для всех сотрудников, на которых будет оформляться доверенность.
   
   
3. Выбрать оператора ЭДО — полный список представлен на сайте ФНС России. Важно, чтобы оператор предоставлял достаточно широкие возможности для всех потребностей компании.
   
   
4. Установить необходимое программное обеспечение и сформировать регламенты.
   
   
5. Обучить сотрудников работе в системе ЭДО, вместе с обучением работе в ВИС (внешней информационной системе) или отдельно.
   
   
6. Отправить приглашения всем актуальным подрядчикам, а также подключиться к ключевым системам Цифровой вертикали, в первую очередь — собственной ВИС и ИСУП.
   
   

При подключении к внешней информационной системе, например, Exon, важно убедиться, что силы электронных подписей достаточно, чтобы начать ведение документации в электронном виде.

Exon — ВИС, разработанная в полном соответствии со всеми требованиями Минстроя РФ. Многие подрядные организации активно переходят на Exon, а ряд регионов (например, республика Дагестан) внедряют именно Exon для пилотного запуска ВИС у подрядчиков в регионе.

Использование Exon в том числе упрощает обмен документацией с государственными системами (например, ИСУП, ГСН и т.д.). Система объединяет всех участников строительного проекта с разным уровнем доступа и делает взаимодействие между ними проще и прозрачнее. Регионам это позволит сократить процессы согласования до 3-х дней и преодолеть «цифровое неравенство» в сфере строительства. Для подрядных/исполнительных организаций — это возможность оптимизировать все процессы и сразу начать работать в соответствии с требованиями Цифровой вертикали.

Для работы с Exon также необходимы КЭП и МЧД, решение существенно ускоряет переход на ЭДО и упрощает цифровизацию всех процессов компании. После загрузки ЭЦП и МЧД можно переносить проектную и исполнительную документацию в систему путем загрузки файлов в PDF, DWG, SIG и Excel-форматах.

При выборе Exon важно учесть, какие данные в МЧД проверяет система, соответствие требованиям значительно ускорит процесс подключения к ЭДО:

• Доверенность должна быть в формате XML.
  
  
• КЭП подписывающего лица должна быть идентична данным в доверенности.
  
  
• МЧД должна быть уникальной, с особым номером и наименованием.
  
  
• В документах должны содержаться полные данные о доверителе и представителе.
  
  
• Подписи должны содержать всю информацию о создании КЭП и МЧД от ФНС.
  
  

Если все требования соблюдены, перейти на электронный документооборот с Exon будет просто.

Главная задача компании при переходе на ЭДО — правильно спланировать свои действия. Если заранее подготовить электронные подписи (занимает примерно один рабочий день), доверенности (несколько дней), то переход на ЭДО с подрядчиком и переход на ВИС займет около месяца — например, Exon разворачивается и настраивается около трех недель, а сотрудники полностью проходят подготовку еще на этапе внедрения.

Кроме того, при подключении системы Exon на начальных этапах, обучение сотрудников работе с системой ЭДО и с Exon можно объединить, — на текущий момент через систему можно передавать в Цифровую вертикаль все документы, требуемые Минстроем РФ.

Строительная отрасль стремительно движется к цифровизации — более 82 регионов уже заняты внедрением цифровых решений на уровне субъекта. Поэтому подрядным и исполнительным организациям требуется быстрое решение задачи цифровизации. Exon предоставляет возможность не только сделать переход быстрым, но и получить весь важный функционал и начать работу по-новому буквально в течение нескольких дней.